Facturatiemodule

Via de facturatiemodule in Zabun 360 maak je snel en eenvoudig facturen op voor geleverde diensten & producten. Een factuur kan je aanmaken via voorgedefinieerde kosten.

Hoewel het gebruik van de kostenmodule niet noodzakelijk is voor het aanmaken van een factuur, integreert deze wel naadloos in de facturatiemodule.

Beide modules combineren in een krachtige en efficiënte tool om je facturatie vanuit Skarabee aan te sturen.

Zabun voorziet standaard in een 3-tal facturatie templates met de mogelijkheid om zelf een header & footer toe te voegen.

Instellingen voor de facturatiemodule

In Zabun kan je de facturatiemodule instellen volgens de noden van jouw kantoor. 

Ga via Mijn account naar de Instellingen → tabblad Algemeen → Facturatie & Kostenbeheer

 

1. Export van facturen naar een extern boekhoudprogramma

Binnen de instellingen kan je aangeven dat je werkt met een extern boekhoudpakket.

Activeren van export

• Vink “Ik factureer via een extern pakket” aan
• Configureer indien nodig de FTP‑instellingen:
• Kies een verantwoordelijke gebruiker

✅ Hiermee zorg je ervoor dat facturen vanuit Zabun kunnen worden doorgestuurd naar je boekhoudsoftware

2. Configuratie van de kostenmodule

In hetzelfde scherm kan je ook de kostenmodule beheren:

• Kostengroepen: bundelen gelijkaardige kosten (bijvoorbeeld “Publiciteit”, “Keuringen”, …)
• Kostenposten: bepalen de structuur en codes voor verwerking en export

👉 Voor een uitgebreide uitleg over het instellen en gebruiken van de kostenmodule, raadpleeg het artikel: Kostenmodule

Het gebruik van de kostenmodule is niet verplicht om facturen aan te maken. Je kan ook manueel facturen opstellen zonder vooraf kosten te registreren.

De kostenmodule is vooral nuttig wanneer je:

• Met vaste kostenstructuren werkt
• Kosten wil bijhouden per pand of relatie
• Automatisatie wil in facturatie en rapportering

Aanmaken van een factuur

In Zabun kan je eenvoudig een factuur opstellen op basis van geregistreerde kosten of manueel toegevoegde factuurlijnen. Hier tonen we je stap voor stap hoe je een factuur aanmaakt, bewerkt en verzendt.

Bij het aanmaken of bewerken van een factuur doorloop je volgende stappen:

1. Ga via het pand naar tabblad Beheer en klik op Facturen
2. Klik op de gele plusbol om een nieuwe factuur aan te maken. 

3. Stel de factuurgegevens in

• Bepaal het type (bijv. factuur, creditnota)
• Kies de status (bijv. draft, verzonden, betaald)
• Stel de betalingsstatus en vervaldatum in
• Relatie koppelen: de contactgegevens worden automatisch ingevuld
• Voorgedefinieerde tekst: kies eventueel een standaardtekst die je aanmaakte via Instellingen → Teksten. Deze wordt automatisch toegevoegd aan de factuur.

4. Factuurlijn toevoegen

• Er worden alvast automatisch lijnen toegevoegd die vast ingesteld zijn in de Kostenmodule (vaste kosten voor elk pand geldig zijn).
• Voeg extra lijnen toe indien nodig. Bijvoorbeeld voor bijkomende kosten of correcties.

Detail: aanmaken van een factuurlijn

5. Klik op Bewaren om de factuur op te slaan.

Je krijgt volgend veld waarbij je meteen naar je facturatie overzicht kan doorklikken. 

Versturen van een factuur

Open de factuur en klik op de printer om deze te verzenden:

Bij het verzenden of afdrukken van de factuur heb je een aantal opties:

1. Kies een layout
   • Er zijn standaard 3 templates beschikbaar
   • Wens je een layout op maat? Contacteer je accountmanager.
2. Kop- en voettekst
   • Voeg automatisch een standaard header en/of footer toe
   • Deze stel je in via de instellingen
3. Camera linksonder: Voorbeeld bekijken
   • Controleer op deze manier hoe de factuur eruit zal zien
4. Mail of print
   • Verstuur de factuur via e-mail of druk deze af
   • De status wordt nadien aangepast naar verzonden
5. Bewaren: 
   • Sla de factuur op zonder deze meteen te versturen

Registeren van een gedeeltelijke of volledige betaalde factuur

1. Open de factuur en klik op het euroteken om een betaling te registreren:

2. Klik op Nieuwe betaling registreren

3. Vul de details van de betaling in. De status van de factuur zal automatisch aangepast worden naar betaald of gedeeltelijk betaald afhankelijk van het ingevulde bedrag.

Overzicht van alle facturen via de facturatiemodule

Ga via menu "powertools" naar facturatieoverzicht.

1. Status, type, status betaling: Filter op status, betaling en type van de factuur.
2. Factuurnummer: Zoek op factuurnummer. 
3. Export icoon: Exporteren van de facturen.
4. Printer icoon: Print je factuur
5. Factuur aanmaken: Maak een nieuwe factuur aan.