Met de kostenmodule voorkomt je handmatige en repetitieve invoer van terugkerende kosten.

De kostenmodule werkt naadloos samen met de facturatiemodule en biedt je een handige en efficiënte manier om je facturatie binnen Zabun 360 te beheren.

Instellen van export naar extern boekhoudprogramma

Ga via Mijn account naar de Instellingen → tabblad Algemeen → Facturatie & Kostenbeheer

Binnen de instellingen kan je aangeven dat je werkt met een extern boekhoudpakket.

Vink de optie “Ik factureer via een extern pakket” aan. Hiermee activeer je de koppeling met je boekhoudprogramma.

Indien nodig kan je hier ook FTP‑instellingen configureren voor de export.

Toevoegen van een kostengroep

Kostengroepen helpen je om kosten logisch te structureren

Klik onderaan op “+ Voeg nieuwe kostengroep toe”
Geef de groep een duidelijke naam (bijv. “Fotoreportages”, “Keuringen & Attesten”, “Publiciteit”)
Klik op Bewaren

Binnen deze groepen kan je vervolgens meerdere kostenlijnen toevoegen.

Toevoegen van een kostenlijn

Binnen een kostengroep kan je verschillende kostenlijnen toevoegen:

Klik op het plus‑icoon (+) naast een bestaande kostengroep
Vul de omschrijving, bedrag, btw van de kostenlijn in
Kostenposten: Bepaal de juiste kostenpost
Externe referentie: Referentie voor export naar het externe boekhoudprogramma
Klik op Bewaren

Aanmaken van kostenposten (codes voor export)

Kostenposten worden gebruikt voor de koppeling met je extern boekhoudprogramma.

Klik op “+ Nieuwe kostenpost”
Vul volgende gegevens in:
- Omschrijving → naam van de kostenpost
- Code → overeenkomend met je boekhoudsoftware

Je kan kostenposten opbouwen in een hiërarchische structuur tot maximaal 3 niveaus diep.

Voorbeeld:

Publiciteit
- Online
  - Immoweb
  - Immovlan
  - Spotto

💡Dit zorgt voor een duidelijke rapportering en correcte boekhoudkundige verwerking.

Samenvatting

Activeer eerst de export naar je boekhoudprogramma
Maak vervolgens kostengroepen aan
Voeg kostenlijnen toe binnen deze groepen
Koppel kostenposten met correcte codes
Werk met een duidelijke structuur (max. 3 niveaus)

Registreren van kosten en kostengroepen via pand of relatie

In Zabun kan je eenvoudig kosten registreren voor een pand of relatie en deze later gebruiken voor facturatie. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je kosten toevoegt, selecteert en omzet naar een factuur.

Stap 1: open het kostenoverzicht

Ga naar het gewenste pand of de relatie
Ga naar het tabblad “Beheer”
Klik op “Kosten”

Stap 2: voeg uitgavedetail toe

Klik rechtsonder op de rode plusknop (+) om een nieuwe kost toe te voegen

Je hebt nu twee mogelijkheden:

Klik op “Voeg uitgavetail toe” om 1 nieuwe kostenlijn manueel aan te maken.
Vul de nodige gegevens in (omschrijving, bedrag, …)
Klik op “Meerdere kosten toevoegen” (4)

Selecteer één of meerdere kosten uit de eerder aangemaakte kostengroepen
Bevestig je keuze

Dit bespaart tijd wanneer je met vaste, terugkerende kosten werkt.

Een factuur aanmaken voor geregistreerde kosten

Wanneer de kostenlijnen zijn toegevoegd en geselecteerd voor het pand of de relatie, krijg je een overzicht van alle kosten gelinkt aan het pand of de relatie.

Vanuit dit overzicht kan je:

Filteren op status: Openstaande kosten, geboekte kosten, alle kosten
Filteren op kostengroep voor een beter overzicht
Kosten selecteren die je wil opnemen in de factuur door ze aan te vinken
Een factuur aanmaken voor de geselecteerde kosten door op heet pennetje linksbovenaan te klikken.

Zo kan je snel en correct kosten bundelen en doorfactureren.

Overzicht van alle geregistreerde kosten

Zabun biedt ook een centraal overzicht van alle geregistreerde kosten, zowel voor panden als relaties.

Ga via Powertools
Klik op Kostenmodule → Kostenoverzicht

Via het kostenoverzicht kan je alle geregistreerde kosten bekijken.

Je kan ook filteren op:

Datum
Status (openstaande kosten, geboekte kosten, alle kosten)
Kostenposten
Kosten selecteren en verder verwerken

Je beschikt hier over dezelfde filter- en selectiemogelijkheden als binnen een individueel pand of relatie.